Tipps zur Hochzeitsplanung

Ihr plant Eure Hochzeit selbst?
Hier habe ich Euch einige Tipps zusammengestellt.

Fangt früh an. Es gibt kein zu früh, manche Brautpaare planen ihre Hochzeit 1,5 Jahre im Voraus – oft ist das die Voraussetzung, um alle Wunschdienstleister zu bekommen.

Fangt an allen Ecken gleichzeitig an. Viele Brautpaare machen den Fehler, ein Hochzeitsdatum von vornherein festzulegen und dann verzweifeln sie, dass man kein Gesamtkonzept auf dieses Datum festlegen kann. Das ist ein Fehler! Wenn Ihr einen Termin festlegt z.B. den 14.06.2024 und versucht nun eine Location, eine Dekoration, eine Band, einen Show Act, einen Videografen, einen Fotografen und einen Caterer auf dieses Datum zu bekommen. Wie hoch ist die Wahrscheinlichkeit, dass ALLE Ihre Wunschdienstleister an diesem Datum Zeit haben? Und dann auch noch an einem schönen Datum wie dem 14.06.24. Glaubt mir, nicht nur Ihr habt die glorreiche Idee, an einem schön klingenden Datum zu heiraten 😉

Ihr bekommt von den 7 wichtigsten Wunschkandidaten vielleicht 3, die restlichen 4 sind Kompromisslösungen. Die Frage, die sich nun stellt ist, will man an dem großen Tag, an dem wichtigsten Tag des Lebens, an dem Tag, den es nur ein einziges Mal gibt, Kompromisse eingehen? Ich denke nein. Deswegen macht es richtig. Erfragt ALLE freien Termine für die kommende Saison bei allen Dienstleistern: Ruft in mehreren Locations an. Vielleicht gibt es 2 – 3 verschiedene, die in Frage kommen. Erfragt alle freien Termine für euer Wunschjahr bei den gewünschten Dienstleistern: Location, Dekorateur, Band / DJ / Moderation, Videograf, Fotograf, Caterer, etc.

Schreibt Euch jeden freien Termin der Wunschlocation und der Wunschdienstleister auf. Der Termin, der die meisten Überschneidungen hat, ist Euer Hochzeitsdatum!

Sucht Euch lieber ein Datum zum Anfang der Saison (März – Juni) oder zum Ende der Saison (September – November) aus. Nichts ist so ein Stimmungskiller wie brüllende Hitze. Ich sage immer – besser Regen als Hitze. Wenn es draußen regnet, können die Gäste drinnen immer noch Spaß haben, wenn aber die Temperatur im Festsaal auf 28 – 30 C steigt, kann sich niemand drinnen amüsieren – die gesamte Hochzeit verlagert sich nach draußen und die Band spielt nur für einige wenige Seelen. 

Ihr könnt natürlich auch in der Hauptsaison heiraten. Nur sichert Euch ab, schaut unbedingt nach einer Location mit einer integrierten Klimaanlage. Wenn es keine gibt und Ihr stellt in der Vorhochzeitswoche fest, dass es sehr heiß wird, überlegt Euch, eine mobile Klimaanlage anzumieten. 

Manche Säle schließen während der Ferienzeit oder renovieren während den Ferien, somit sind einige Daten für bestimmte Locations tabu.

Ich wiederhole mich, jedoch ist dieser Absatz sehr wichtig: Erfragt ALLE freien Termine für die kommende Saison bei der Locations und den Dienstleistern. Ruft in mehreren Locations an. Vielleicht gibt es 2 – 3 verschiedene, die in Frage kommen. 

Schreibt Euch jeden freien Termin der Wunschlocation und der Wunschdienstleister auf. Der Termin, der die meisten Überschneidungen hat, ist Euer Hochzeitsdatum!

Denkt um.

Schaut Euch auch mal Locations an, in denen bisher niemand Eurer Bekannten geheiratet hat. 

Versteift Euch nicht auf eine einzige Wunschlösung, schaut Euch auch mal rechts oder links! Schaut Euch auch die caterergebunden Locations an. Die Caterer sind oft sehr, sehr gut und nicht immer teuer! Manchmal kann man für die hochprozentigen Getränke ein Korkgeld bezahlen und kann somit auch in einer caterergebunden Location auf einen vernünftigen Gesamtbetrag kommen. Vereinbart von vornherein eine flaschenweise und nicht eine glasweise Abrechnung bei caterergebundenen Locations. Habt Ihr Eure Traum-Location, z.B. ein Schloss, gefunden aber diese ist ohne Küche? Kein Problem. Es gibt Caterer, die alles liefern können, diese brauchen oft nicht mal eine Küche, sondern nur einen kleinen Raum, in dem sie alles anrichten können.

Ist die Location zu klein für Eure Personenzahl, reduziert die Gästezahl auf eine Anzahl, die Ihr noch mit Ihrem Gewissen vereinbaren können. 

Ihr  müsst vielleicht nicht die Arbeitskollegen Eurer Eltern oder die Nachbarn der Oma bei Eurem Fest dabei haben. Ihr müsst nicht Großcousins einladen, die Ihr nie in Ihrem Leben gesehen haben. Beschränkt Euch auf die Wichtigsten! Wer zaubert Euch ein Lächeln auf Euer Gesicht? Mit wem möchtet Ihr den wichtigsten und persönlichsten Tag Eures Lebens verbringen? Derjenige kommt auf die Liste ! Wenn Eure Location jede Personenzahl zulässt, klar, ladet mehr Gäste ein 😉

Es gibt kein Richtig und kein Falsch an diesem Tag. Glaubt mir, jeder Eurer Gäste wird noch auf zig Hochzeiten tanzen. Ihr aber tanzt nur einmal auf Eurer eigenen Hochzeit.

Macht es richtig für Euch selbst und nicht für die Anderen.

 

So nun zurück zu der Location selbst. Seid früh dran!

Seid nett zu der Sekretärin oder dem zuständigen Mitarbeiter. Sie sind diejenigen, die entscheiden, ob ihr “auf die Liste” kommt. Seid höflich und zuvorkommend. Wenn ihr die Location liebt und Ihr Euch diese von Herzen wünschen, sagt es  dem Menschen am anderen Ende der Leitung, wie sehr Ihr Euch diese Location wünscht.

Seid menschlich, denn das ist es, was Euch “auf die Liste” kommen lässt.

Erfragt ALLE freien Termine für die gesamte Saison. Sagt Sie dem zuständigen Mitarbeiter die Wahrheit, nämlich, dass Ihr Euch bei der Terminsuche nach den freien Terminen der Location richten werden.

Wenn der Mitarbeiter Euch keinen Termin geben kann, weil alles belegt ist, fragt höflich, ob derjenige nicht einen Tipp für eine Location hätte. Ihr könnt Euch nicht vorstellen, welche Schmuckstücke ich nach einer solchen Frage schon gefunden habe!

Erfragt alle freien Termine bei mehreren Locations. Somit erhöht ihr die Wahrscheinlichkeit, dass Ihr Eure Wunschkandidaten zusammen bekommen. Manchmal kann man die Location erst gegen Ende des Vorjahres der Hochzeit fest buchen, da die Terminvergabe für die Vereine und die Verwaltung erst so spät vergeben werden. Verzweifelt nicht. Fangt trotzdem frühzeitig an. Erstellt einen Plan B für den Fall, dass Ihr nach der Terminvergabe Eures Wunschsaales eine Absage erhaltet. Reserviert Euch einen alternativen Saal oder Location.

Wenn Ihr Euch sicher seid, unterschreibt so schnell wie möglich einen Vertrag und sichert Euch sich somit die Location. Aber erst, wenn Ihr alles andere auch gebucht habt. Verträge sind in Deutschland bindend. Lest das Kleingedruckte.

 

Für die Wahl aller Dienstleister gilt: sucht Euch Teamplayer, für die Qualität, Zuverlässigkeit und Erfahrung keine Fremdwörter sind!

Denn auf einer Hochzeit gibt es nicht zig verschiedene separate Teams, ein Team Deko, ein Team Entertainment, ein Team Catering. 

Im Idealfall gibt es ein Team (welches sich nicht zwangsläufig kennen muss) und dieses Team nennt sich Team Hochzeit von Julia & Romeo und dieses Team soll gemeinsam an dem Projekt Hochzeit von Julia & Romeo arbeiten.

Denn nur gemeinsam kann man das Projekt meistern und einen Traum für das Brautpaar erfüllen.

Seid vorsichtig mit Dienstleistern, die ihre Arbeit für viel weniger anbieten als die Mitbewerber. Seid nicht blauäugig, wenn jemand sagt, er bietet die gleiche Leistung wie der Dienstleister XY nur für viel weniger Geld – hier kann etwas nicht stimmen. Viele Brautpaare haben mir nach der Hochzeit berichtet, dass der billige Dienstleister nicht das erfüllt hat, was er versprochen hat.

Auch kam es vor, dass der Dienstleister nur die Anzahlung kassiert hatte und sich danach nie wieder gemeldet, sich mit dem Geld der Kunden abgesetzt oder einfach nur Insolvenz angemeldet hat. Glaubt mir, eine Woche vor der Hochzeit werdet Ihr kaum jemanden finden, der Euch den verloren gegangenen Dienstleister ersetzt, ganz zu schweigen von der Anzahlung, die für immer verloren gegangen ist.

Schließt mit allen Verträge ab – nur so haben Ihr eine Sicherheit.

Ein guter Dekorateur kann fast aus jeder Location ein Schmuckstück zaubern. Natürlich kostet es mehr, einen Saal komplett zu verdecken, als ihn einfach nur zu dekorieren. Das Ergebnis ist viel zufriedenstellender für den Kunden, wenn dekoriert wird. Einen Sporthallenboden kann man grundsätzlich nicht dekorieren. Man kann Basketballkörbe, Sprossenwände, Tore etc. verdecken, nur mit dem Boden ist das nur mit enormen Kosten machbar. Sucht Euch eine Location, die man dekorieren soll, nicht komplett verdecken.

Sucht Euch eine Location mit einheitlichem Boden ohne Muster:

  • Parkett
  • Linolium
  • Einfarbige Fliesen

Wenn Ihr mehrere Locations zur Auswahl haben, entscheidet Euch für die am wenigsten bunte, somit habt Ihr die Möglichkeit jede Farbe in Ihre Dekoration einzubringen. Schaut nach den Stühlen und Tischen. Macht Bilder hiervon. Auch hier gilt, sich auf keine Farbe von vornherein versteifen, vielleicht passt die Wunschfarbe gar nicht zur gewählten Location.

Wählt den Dekorateur nicht nach dem Preis, sondern nach der Leistung aus. Ein guter Dekorateur, wird auf Ihre Wünsche eingehen, wird ein stimmiges Konzept für Eure Dekoration erstellen, wird hochwertige Materialien verwenden und vor allem ist ein guter Dekorateur auch ein guter Projektmanager, der Euch am Vortag Ihrer Hochzeit entlasten wird.

Vergleicht gleiches mit gleichem. 

Hört Euch Liveaufnahmen der Band an und nicht Studioaufnahmen. Nur in den Liveaufnahmen kann man den Unterschied der Stimmen hören. Am besten eigenen sich zum Vergleich Handyaufnahmen. 🙂

Kann die Band auch aktuelles Repertoire oder spielen sie nur die Evergreens? Aktuelles Repertoire ist wichtig. Natürlich kommen Lieder wie das koreanische Gangnam Style von CD, aber kann die Band auch aktuelle Hits spielen? Die Leute wollen oft zu der Musik tanzen, die im Radio gespielt wird.

Falls ein Moderator benötigt wird, Stellt den Kontakt zu ihm her. Ist er Euch  sympathisch? Ist er auf der gleichen Wellenlänge wie Ihr? Geht er auf Eure Wünsche ein oder zieht er immer und überall das gleiche Programm durch?

Wenn Ihr eine internationale Hochzeit habt, prüft die Sprachkenntnisse des Moderators.

Wählt den Videograf nicht danach aus, wie viele Stunden das Video dauert. Ein gutes Video ist kurz und knackig, gespickt mit den wichtigsten Momenten. Es ist einfacher ein langes Video zu schneiden als ein kurzes.

Entscheidet Euch nicht für den Videografen, der weniger Zeit für die Erstellung des Videos benötigt. Auch hier hat das Sprichwort “Was lange wärt, wird endlich gut“, seine absolute Daseinsberechtigung.

Hier gilt ebenfalls: Was billig ist, ergibt ein billiges Resultat.

Hat der Videograf die Möglichkeit, mit einer Mannschaft zu arbeiten? Mit welchem Equipment arbeitet er? Schaut Euch seine Arbeiten auf www.vimeo.com, youtube oder auf seiner Webseite an. Hattet Ihr Gänsehaut? Hat er Euch verzaubern können? Vergleicht ihn mit der Konkurrenz, nur so erkennt man den Unterschied.

Überlegt Euch selbst im Vorfeld, was Euch an den Aufnahmen wichtig wäre und besprecht das mit Eurem Wunschdienstleister – geht er auf Ihre Wünsche ein? Spürt Ihr seine Begeisterung für das, was er macht?

Wenn ja, ist das Ihr Mann /  Ihre Frau

Schaut Euch die Bilder an – die Bilder des Fotografen müssen Euch verzaubern, Ihr müsst Euch in diese verlieben. Wie ist die Qualität der Bilder? Vergleicht auch hier die Wettbewerber miteinander. Es sind oft Welten zwischen den verschiedenen Fotografen.

Unterhaltet Euch mit dem Fotografen, seid Ihr auf gleicher Wellenlänge mit ihm? Kommt Ihr klar, mögt Ihr Euch? Ist er ein “Stresser”, der Euch an dem schönsten Tag Ihres Lebens zur Verzweiflung bringen könnte?

Ihr müsst Euch bei dem Fotoshooting öffnen, das könnt Ihr nur, wenn Euch der Mensch sympathisch ist. Das ist Euer Tag – an dem solltet Iht bei allem, was ihr vorhaben, Spaß haben. Ein guter Fotograf bringt auch für den stärksten Fotomuffel einen Spaßfaktor in die Fotosession hinein.

Ihr müsst entscheiden, wollt Ihr eine Reportage oder ein Portraitshooting, beides ist am gleichen Tag kaum realisierbar.

Schauen wir uns den Zeitplan an.

Im Regelfall sieht der Bräutigam die Braut erst bei der Trauung, das ist traditionell und romantisch. Die Kirche beginnt frühestens um 12 Uhr und endet gegen 13 Uhr. Im Idealfall hat man von 13:00 – 15:00 Zeit für die Fotoaufnahmen. Das ist ausreichend für ein Reportageshooting, jedoch sehr knapp für ein Portrait und Glamourshooting. Deswegen stellt Euch am besten gleich auf ein Extrashooting an einem anderen Tag ein. Ja, es muss erneut die Frisur gemacht werden und Ihr braucht noch einen Brautstrauß, aber Glamouraufnahmen für die Vogue dauern manchmal mehrere Tage und Ihr wollt Glamour in 2 Stunden? Das ist kaum realisierbar. Ihr seid kein Models, Ihr braucht Zeit, um mit der Kamera warm zu werden, das Licht ist nicht immer optimal, das Wetter ist unvorhersehbar!

Genießt Euren Hochzeitstag mit schönen Reportagefotos und macht das Portraitshooting an einem Extratag. Und das Positive daran, Ihr könnt noch einmal Eure Kleidung anziehen und noch ein letztes Mal Braut und Bräutigam sein. Wenn das Kleid nicht mehr ganz in Ordnung ist, kein Problem, ein guter Fotograf wird auch in einem knappen Shooting tolle Bilder machen und kann mit Photoshop Wunder bewirken!

Ein guter Koch kann alles kochen. Natürlich hat jeder Koch seine Spezialitäten, aber im Grunde kann er Euch zur Hochzeit auch ein Boeuff Bourgignon zaubern, wenn das Euer Lieblingsgericht ist.

Redet mit dem Caterer, wenn Ihr einen bestimmten Kulturkreis auf Ihrer Hochzeit habt (z.B. wenn auf Schweinefleisch verzichtet werden soll oder wenn bestimmte Gerichte traditionell dabei sein sollten), Er kann bestimmt Euren Wünschen nachkommen.

Es gibt Köche, die vor Ort alles frisch zubereiten, es gibt Köche, die lieber in ihrer gewohnten Umgebung kochen. Entscheidet selbst für die eine oder die andere Lösung. Keine ist besser oder schlechter als die andere.

Auch hier gilt der menschliche Faktor. Es gibt Caterer, die große Meister ihres Handwerks sind, die jedoch keine Teamplayer sind. Ein Vor-Ort-Koch für Events muss stressresistent sein, denn bei einem Event läuft selten alles nach Plan, Zeitverzögerungen sind an der Tagesordnung, das vorhandene Küchenequipment ist nicht immer der Traum eines Kochs. Kann der Koch mit Stress umgehen? Macht es für das Brautpaar Sinn, ein gutes Essen zu bekommen, wenn man dafür während der Hochzeit nervös ist, weil der Caterer nervös ist? Sucht Euch den Caterer nach der Qualität der Lebensmittel und nach der Qualität der hergestellten Mahlzeiten aus und nicht nach der Anzahl der verschiedenen Gerichte. Weniger Auswahl ist manchmal mehr. Natürlich muss die Menge so kalkuliert sein, dass von allem ausreichend vorhanden ist und sogar noch etwas übrig bleibt. Die Gäste sollen ja schließlich nicht hungrig nach Hause gehen.

Auch hier gilt – das Billigste ist nicht immer das Beste!